Ein Artikel im Midrange Magazin stellt deutlich die Vorteile von Mitarbeiterportalen dar. Es geht um Urlaubsanträge und deren Genehmigungsdauer. Laut einer Vergleichsuntersuchung des Softwarehauses HRworks GmbH dauern die Genehmigungsprozesse dort, wo noch Papierformulare eingesetzt werden, durchschnittlich 6,6 Tage und damit deutlich länger als eine Arbeitswoche. 55 Prozent warten sogar mindestens 8 Tage darauf.
Dagegen dauern die Genehmigungen in Unternehmen mit elektronisch unterstützten Prozessen (z.B. durch Mitarbeiterportale) im Mittel nur 4,3 Tage. Drei von fünf bekommen die Genehmigung sogar innerhalb von drei Tagen.
Die Ursache für das Ungleichverhältnis ist klar: Der Abstimmungsaufwand bei den klassischen Papierformularen ist um ein Vielfaches höher. Zudem übersehen, vergessen oder verschieben viele Führungskräfte die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter.
Unternehmensportale wirken hier aktiv entgegen. Anträge werden elektronisch eingereicht und in einen vordefinierten Workflow gegeben. Jede darin definierte Person bekommt den Antrag vorgelegt und muss ihn genehmigen. Übersehen und vergessen fällt hier aus – höchstens absichtliches Verschieben kann noch eine Ursache für Verzögerungen sein. Der Antrag kommt auf dem internen Postweg zwischen den Führungskräften und der Personalabteilung auch nicht mehr weg.
